太多的时候我们经常可以听到用户在对我们IT说, 能不能帮我在系统中加一个用户帐户? 能不能在系统主数据中维护这一个信息? 能不能在系统中帮我加一个报表?, 能不能帮我们建立一个这样的功能来解决这个问题? 能不能在系统中再增加一个品牌以适应我们业务部门的需要? 更有甚者, 能不能帮我们建立一个独立的系统来处理这些事, 因为我们的品牌与其他品牌是完全不一样的? 我们似乎总是听到一个”加”字, 在做加法.

      事实上我们很少考虑到在我们的信息系统中什么东西是不需要的, 是可以”减”去的. 笔者在公司工作的几年时间里几乎就没有听到用户在主动对我们IT说, 这个用户帐户我们不用了, 能不能帮我在系统中删掉啊? 那个报表我们不用了, 能不能在系统中帮我删掉啊?, 我的工作换了, 能不能把我不用的权限给删除啊? 等等还有很多类似需要做减法的事情, 往往这类事情可以引出很多的思考.

      就拿几个月前上线的SAP系统来说, IT曾经做过统计: 上线之后, 将近有五、六十个SAP的R/3用户在三个月内, 根本就没有上过系统. 如果算上B/W系统的话, 将近有一百多个用户在这段时间内根本就没用过系统, 如果三个月都没有用过的话, 也许一辈子都不需要用了. 为什么会有这种情况呢? 难道当初根本就不应该把这些人算做SAP用户? SAP系统是按照用户数量来收取许可费, 不管这些用户用不用系统. 这些高额的SAP许可证费用对公司来说是一种极大的浪费. 为什么我们不能及时地把这些用户删除呢? 再有, IT还统计过, 在上线之后的一个月时间内, 将近有十几个本地开发的功能(Z带头的程序)没有被用过一次, 要知道这些本地开发的程序是花了大价钱请SAP公司的专家开发的, 不用不就是巨大的浪费吗? 早知如此为什么就不开发呢? 在现在情况下是不是我们把它们删除为好, 以免在以后升级过程中还做无用功?

      在长期的IT工作中, 我们的习惯思维是”越多越好”, ”多多益善”, 所以日积月累我们才有越来越多的服务器, 应用系统, 无用的帐户, 太多的和不用的历史数据. 我们提倡的口号是”以客户为中心”, “客户的需求第一”, 这本来没有错, 但客户的需求大多是围绕着在信息系统中增加一些东西以满足他们变化的需求. 很少有什么客户需求是要求在信息系统中减少一些东西. 越来越多的事实表明, 我们从来也没有像今天一样需要冷静下来, 独立地审视一下哪些东西是可以去掉的和可以简化的.

      笔者不止一次地看到一家著名IT公司的广告漫画: 几个像没头苍绳似的IT人员被困在由成堆服务器所组成的迷宫中, 不能从中解脱. 在实际工作中, 成堆的服务器所要表示的不一定真是服务器, 可以是公司现有的一大堆信息系统, 和一大堆业务信息, 或者一大堆用户.

      当今IT技术的飞速发展和日新月异, 为了给最终用户提供有用的应用系统, 我们已经使用了非常多的硬件, 软件和组件. 这些层次化和互相依赖的东西要正常运行需要许多IT系统管理员的日常监视和维护工作. 在欧莱雅中国的近百台服务器中, 就拿一台普通的Windows服务器来说, IT人员必须先后安装如下软件: Windows2003 操作系统, Service Pack, 操作系统补丁，Trend Micro protect防病毒软件，服务器硬件管理软件, Windows IIS, SQL数据库等不下十个软件, 这还不包括具体的业务应用系统. 东西越多, IT需要人工照看和维护的东西就越多, 系统的可靠性和可用性就会越低. 当然在资源有限的情况下, 我们可以使用先进的自动检测和维护工具来帮助(这本身又是在增加一个系统), 但从本质上来我们必须把工作重点放在简化信息系统方面来. 在实际工作中, 我们往往要认真分析, 信息系统中减去的是哪一种东西, 是单纯量的减少还是结构上复杂性的降低. 尽管在我们实际工作中二者都在做, 但依据笔者的经验, 往往后者的会带来意想不到的巨大效果. 比如, 我们时常会在ERP系统中删除一些不用的物料主数据就是属于前者, 而我们采用Citrix平台发布ERP系统而不是在每台客户机上安装ERP客户端就属于后者.

      为什么我们要重视信息系统的简化工作呢? 有二个方面的原因. 一方面, 我们要解决在有限IT资源下的工作负荷问题, 系统变得越来越复杂, IT日常维护的工作量剧增, 而系统日常维护的工作质量往往得不到保证, 用户意见增加, 还有当系统越来越复杂时, 往往IT面对业务变化的响应变得越来越慢, 用户的满意度会随之下降. 举一个在SAP项目时的明显例子, 当时许多用户就提出能否开发更多的本地客户化的程序(“Z”带头)以满足他们个性化的要求,
      但他们不知道除了公司要一次性地投资开发这些客户化程序, 更要在以后每当SAP标准版本或总部的版本升级时, 要全部检查和修改这些程序, 这可变成了长期的负担. 另一方面, 信息系统的最终效益并不随着系统功能的”多”或”复杂”而单调递增, 系统越复杂, 往往连用户都不知道有那些功能, 易用性减低, 人机界面变得不友好, 怎么能希望这样系统能对业务有巨大的最终效益呢?

      俗话说, 聪明人可以把复杂的事简单化, 愚蠢的人总是把简单的事情复杂化. 但愿我们在具体的IT日常工作中能永远记住这一点. 时时刻刻学会做必要的”减”法, 这才是我们IT的重要价值所在, 也是信息系统长期稳定运行的必由之路.